Per poter procedere con l'attivazione del nuovo sistema di fatturazione elettronica gli Enti dovranno compiere una serie di azioni propedeutiche, elencate qui di seguito.
Gli Enti devono individuare i soggetti che accederanno al nuovo applicativo “SDI-FVG” ed i relativi ruoli per consentire ad Insiel l'abilitazione degli accessi. In questa prima fase i ruoli disponibili sono i seguenti:
- Livello 1 - Lettore (accede a tutte le visure ed alle funzioni di controllo e monitoraggio fatture)
- Livello 2 - Validatore (accede alle funzioni di validazione delle fatture prima della firma ed all’inserimento degli allegati, oltre alle funzioni del ruolo lettore)
- Livello 3 - Responsabile di firma (accede alle funzioni di firma, oltre alle funzioni dei ruoli validatore e lettore)
Ogni ruolo abilita anche alle funzionalità dei ruoli con livello inferiore.
L’ente che intende attivare il servizio deve eseguire specifica richiesta tramite gli usuali canali (CrmSial: richiesta attivazione prodotto) inserendo una richiesta per l'attivazione del servizio “Fatturazione Elettronica”.
Successivamente dovrà inoltre definire gli utenti per l’accesso al servizio accedendo alla funzionalità "CrmSial: Utenti Albo Pretorio - Amministrazione Aperta - AVCP - Fattura Elettronica" dell'Area riservata del Portale delle Autonomie Locali di cui si riporta la schermata:
Gli Enti devono effettuare il censimento degli applicativi software (e relativo fornitore) con cui attualmente vengono emesse le fatture: lo scopo è la verifica dell’integrazione con “SDI-FVG” che esporrà gli opportuni servizi. Insiel provvederà ad aggiornare i soli applicativi disponibili tramite il Repertorio del Protocollo di Intesa. Per gli altri applicativi verranno fornite opportune specifiche di integrazione tramite web services.
Oltre alle informazioni sopra indicate gli Enti devono raccogliere le informazioni sulla numerosità e frequenza delle fatture che verranno presumibilmente emesse verso Ministeri, Agenzie fiscali ed enti nazionali di previdenza (rif. elenco delle amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato individuate ai sensi dell'articolo 1, comma 5, della legge 30 dicembre 2004, n. 311, pubblicato dall'ISTAT entro il 31 luglio di ogni anno), indicando possibilmente anche il numero dei documenti da emettere nei mesi di giugno, di luglio e di agosto 2014.
Tutte queste informazioni devono essere tempestivamente inoltrate al seguente indirizzo e-mail di Insiel: fattura.elettronica@insiel.it
L’IPA – Indice delle Pubbliche Amministrazioni è l’anagrafica cui il Sistema di Interscambio fa riferimento per le funzioni d’instradamento delle fatture elettroniche. Per tutte le Pubbliche Amministrazioni e per gli Enti Previdenziali l’IPA ha inserito automaticamente un Ufficio Centrale di Fatturazione Elettronica e relativo Servizio di Fatturazione denominato “Uff_eFatturaPA”.
In questa prima fase, che vede gli Enti in qualità di fornitori delle PA centrali, tale ufficio ha lo scopo di individuare univocamente la risorsa per la connessione con il servizio di fatturazione elettronica del SDI: si consiglia quindi, come unico aggiornamento all’ IPA, di indicare come canale di trasmissione scelto SPCOOP e di inserire come campo URI la seguente stringa):
https://pddspc.regione.fvg.it/portadidominio/servlet/spasaaj
Questo approccio iniziale non costituirà comunque vincolo qualora, in una seconda fase, ed in particolare per la ricezione delle fatture passive, gli Enti decideranno di censire in IPA più Unità Operative (UO) per la fatturazione elettronica. Per maggiori dettagli è disponibile on-line il documento IDENTIFICAZIONE_UNIVOCA_UFFICI_FATTURAZIONE_ELETTRONICA.pdf, scaricabile dal link http://www.indicepa.gov.it/documentale/noteFATTEL.php cliccando su “Scarica specifiche operative”.
La normativa prevede che la fattura elettronica sia firmata digitalmente con firma elettronica qualificata. In questa prima fase si prevede di avere un numero limitato di fatture; per la firma delle istanze in uscita sarà sufficiente utilizzare la modalità semiautomatica attraverso i propri strumenti di firma. Questo richiederà, per ogni istanza, lo scarico del documento sul proprio PC, la firma con gli strumenti in dotazione (ad esempio Dike) e l’upload del documento per l’invio. Da parte degli Enti sarà pertanto necessaria la verifica della disponibilità degli strumenti per la firma elettronica per i firmatari delle fatture.
Sarà resa disponibile a breve, nell'ambito del Servizio di Conservazione Sostituiva, la funzionalità di conservzione delle fatture elettroniche, attivabile tramite Crm SIAL (voce: "Conservazione Sostitutiva Fatturazione Elettronica"). Saranno attivate due nuove classi documentali: Fatture e Flusso fatturazione.
Va tenuto presente che, l’Ente, se non l’ha già fatto, deve nominare al proprio interno un responsabile della conservazione, predisporre un proprio manuale della conservazione e sottoscrivere un apposito disciplinare con la Regione RAFVG, prima di poter utilizzare il servizio di conservazione fornito per tramite di Insiel.
Inoltre l’art. 5 del D.M. 23 gennaio 2014 impone al soggetto che ha posto in essere il procedimento di conservazione la trasmissione all’Agenzia delle Entrate dell’impronta dell’archivio informatico delle fatture con relativa sottoscrizione elettronica e firma digitate: gli enti dovranno quindi individuare il o i soggetti designati per questo adempimento.
Si ricorda che per l'emissione di fatture elettroniche bollate, prima dell’emissione della prima fattura l’Ente è tenuto a chiedere all’Agenzia delle Entrate l’autorizzazione per assolvere virtualmente l’imposta di bollo mediante una comunicazione preventiva in cui indica il n.° presunto degli atti, l’importo e gli estremi dell’avvenuto pagamento (da effettuarsi con F24).
Al seguente URL è disponibile una presentazione di riepilogo che tocca i diversi aspetti del problema: riepilogo normativo, aspetti organizzativi, strumenti software: