Conservazione a norma - Polo Regionale della Conservazione - Stipula convenzioni 2019-2023

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Aggiornati tutti i documenti per il quinquennio 2019-2023

La Giunta Regionale del Friuli Venezia Giulia, con propria deliberazione 21 dicembre 2018, n. 2438, ha approvato lo schema della nuova Convenzione per la disciplina del servizio di conservazione dei documenti informatici per il quinquennio 2019-2023.
Con l’occasione sono stati aggiornati anche la bozza di Manuale di conservazione e l’allegato Classi documentali.

La conservazione documentale è obbligatoria per legge ed è disciplinata dal CAD (d.lgs. 7/3/2005, n. 82) e dalle Regole tecniche in materia di conservazione (DPCM 3/12/2013); il servizio di conservazione offerto dalla Regione, per il tramite di Insiel S.p.a. conservatore accreditato presso AgID, è conforme alla normativa vigente.

L’Ente può, ai sensi dell’art. 5, comma 3, delle Regole tecniche nonché ai sensi del combinato disposto dell’art. 34, comma 1-bis lett. b), e dell’art. 44, comma 1quater, del CAD, affidare alla Regione la conservazione dei propri documenti informatici per le seguenti classi documentali:

atti deliberativi e determine (Adweb)
contratti digitali
corrispondenza elettronica
fatturazione elettronica
registro di protocollo

STIPULA DELLA CONVENZIONE PER IL QUINQUENNIO 2019-2023

Il processo di stipula della Convenzione è evidenziato nel riquadro sottostante.

E’ opportuno prendere visione dei seguenti documenti:

Modalità di stipula per Enti già aderenti al servizio

Gli Enti che hanno già stipulato la convenzione 2014-2018 devono:

sottoscrivere il nuovo Protocollo di Intesa per i servizi SIAL 2019-2023 senza il quale non è possibile dare seguito alla sottoscrizione della Convenzione;
nominare al proprio interno un responsabile della gestione documentale (se non già fatto in precedenza);
nominare al proprio interno un responsabile della conservazione e un suo sostituto (se non già fatto in precedenza);
approvare il modello di Convenzione 2019-2023 e autorizzare il firmatario alla stipula;
personalizzare e adottare il nuovo modello di Manuale di Conservazione e l’allegato Classi documentali;
inviare all’Amministrazione regionale (sieg_convenzioni@regione.fvg.it) ei documenti debitamente personalizzati di cui ai punti precedenti in FORMATO WORD;
fare richiesta di autorizzazione alla Soprintendenza archivistica del FVG (se non già fatto in precedenza);
attendere l'invio da parte dell’Amministrazione Regionale, mediante casella PEO, della Convenzione e relativi allegati, in FORMATO PDF;
restituire all’Amministrazione regionale, alla casella PEO sieg_convenzioni@regione.fvg.it, i documenti firmati digitalmente;
attendere l'invio da parte dell’Amministrazione regionale, mediante casella PEC, di un duplicato della Convenzione controfirmato digitalmente.

Modalità di stipula per Enti di nuova adesione

Gli Enti che aderiscono per la prima volta alla Convenzione devono:

sottoscrivere il nuovo Protocollo di Intesa per i servizi SIAL 2019-2023 senza il quale non è possibile dare seguito alla sottoscrizione della Convenzione;
nominare al proprio interno un responsabile della gestione documentale;
nominare al proprio interno un responsabile della conservazione e un suo sostituto;
approvare il modello di Convenzione 2019-2023 e autorizzare il firmatario alla stipula;
personalizzare e adottare il nuovo modello di Manuale di Conservazione e l’allegato Classi documentali;
inviare all’Amministrazione regionale (sieg_convenzioni@regione.fvg.it) i documenti debitamente personalizzati di cui ai punti precedenti in FORMATO WORD;
fare richiesta di autorizzazione alla Soprintendenza archivistica del FVG (se non già fatto in precedenza);
attendere l'invio da parte dell’Amministrazione Regionale, mediante casella PEO, della Convenzione e relativi allegati, in FORMATO PDF;
restituire all’Amministrazione regionale, alla casella PEO sieg_convenzioni@regione.fvg.it, i documenti firmati digitalmente;
attendere l'invio da parte dell’Amministrazione regionale, mediante casella PEC, di un duplicato della Convenzione controfirmato digitalmente;
richiedere tramite l'applicazione online crmsial il Servizio di conservazione per le classi documentali di proprio interesse.

Contatti

Approfondimenti giuridici:

Andrea PRESTA (Servizio SIEG 040 3774387, andrea.presta@regione.fvg.it)

Approfondimenti amministrativi:

Catia PICCOLI (Servizio SIEG 0432 279390, catia.piccoli@regione.fvg.it)

Casella invio documentazione:

sieg_convenzioni@regione.fvg.it