Polo regionale della conservazione. Stipula convenzioni per il servizio di conservazione 2019-2023
La Giunta Regionale del Friuli Venezia Giulia, con propria deliberazione 21 dicembre 2018, n. 2438, ha approvato lo schema della nuova Convenzione per la disciplina del servizio di conservazione dei documenti informatici per il quinquennio 2019-2023.
Con l’occasione sono stati aggiornati anche la bozza di Manuale di conservazione e l’allegato Classi documentali.
La conservazione documentale è obbligatoria per legge ed è disciplinata dal CAD (d.lgs. 7/3/2005, n. 82) e dalle Regole tecniche in materia di conservazione (DPCM 3/12/2013); il servizio di conservazione offerto dalla Regione, per il tramite di Insiel S.p.a. conservatore accreditato presso Agid, è conforme alla normativa vigente.
L’Ente può, ai sensi dell’art. 5, comma 3, delle Regole tecniche nonché ai sensi del combinato disposto dell’art. 34, comma 1-bis lett. b), e dell’art. 44, comma 1quater, del CAD, affidare alla Regione la conservazione dei propri documenti informatici per le seguenti classi documentali:
- atti deliberativi e determine (Adweb)
- contratti
- corrispondenza elettronica
- fatturazione elettronica
- registro di protocollo
Si ricorda che la Regione Autonoma Friuli Venezia Giulia ha stipulato una convenzione con la Soprintendenza Archivistica in base alla quale è stato semplificato l'iter di stipula del disciplinare e, pertanto, non è necessario che l’Ente richieda l'autorizzazione alla Soprintendenza Archivistica.
STIPULA DELLA CONVENZIONE 2019-2023
A) ENTI GIA’ ADERENTI AL SERVIZIO
Gli Enti che hanno già stipulato la convenzione 2014-2018 devono:
- nominare al proprio interno un responsabile della gestione documentale (se non già fatto in precedenza);
- nominare al proprio interno un responsabile della conservazione e un suo sostituto (se non già fatto in precedenza);
- personalizzare e adottare il nuovo modello di Manuale di Conservazione e l’allegato Classi documentali;
- approvare il modello di Convenzione 2019-2023 e autorizzare il firmatario alla stipula;
- sottoscrivere con la Regione FVG la Convenzione
B) ENTI DI NUOVA ADESIONE
Gli enti che aderiscono per la prima volta alla convenzione devono:
- nominare al proprio interno un responsabile della gestione documentale;
- nominare al proprio interno un responsabile della conservazione e un suo sostituto;
- personalizzare e adottare il nuovo modello di Manuale di Conservazione e l’allegato Classi documentali;
- approvare il modello di Convenzione 2019-2023 e autorizzare il firmatario alla stipula;
- collegarsi all’area riservata ed inserire la richiesta di adesione;
- sottoscrivere con la Regione FVG la Convenzione
Modelli dei documenti necessari per la stipula della convenzione:
- Schema di Convenzione 2019-2023 (DA APPROVARE) >
- Schema Manuale Conservazione 2019 (DA APPROVARE) >
- Schema Allegato Classi documentali 2019 (DA APPROVARE) >
Tutte le comunicazioni inerenti il processo di sottoscrizione/rinnovo vanno inviate alla casella PEO:
- sieg_convenzioni@regione.fvg.it
Al termine dell'istruttoria per la sottoscrizione o il rinnovo di una convenzione agli enti interessati verrà inviata una PEC conclusiva nella quale saranno riportati gli estermi dell'atto e saranno allegati i documenti controfirmati dalla Regione.
Per contatti e informazioni sono disponibili i seguenti riferimenti:
Approfondimenti giuridici:
Andrea PRESTA (Servizio SIEG 040 3774387, andrea.presta@regione.fvg.it)
Approfondimenti amministrativi:
Catia PICCOLI (Servizio SIEG 0432 279390, catia.piccoli@regione.fvg.it)
Approfondimenti tecnici:
Paolo AGATI (Servizio SIEG 0432 555208, paolo.agati@regione.fvg.it)
Casella invio documentazione:
sieg_convenzioni@regione.fvg.it