Nuove Linee Guida Conservazione - Aggiornamento 20211215

Link per l'iscrizione ai webinar del 20/12/2021 e del 13/01/2022: https://tinyurl.com/3fhc6ttp

Il 1° Gennaio 2022 entreranno in vigore le Linee Guida AGID https://www.agid.gov.it/it/linee-guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Le principali modifiche inerenti aspetti tecnici riguardano:

• Classificazione e fascicolazione: come evidenziato nelle Linee Guida si tratta di attività essenziali per una corretta gestione documentale;
• Metadati: diviene obbligatorio valorizzare alcuni metadati. Inoltre, alcuni metadati sono stati ridefiniti, eliminati o aggiunti. Le modifiche riguardano sia i metadati dei documenti amministrativi informatici che delle aggregazioni documentali;  
• Formati: le principali variazioni riguardano la modifica e l’estensione dei formati consentiti, come descritto nell’allegato 2 alla Linee Guida;

Sono incluse alcune indicazioni sull’apposizione del sigillo alla segnatura in uscita per garantire l’immodificabilità e l’integrità;

Si rimanda ad una analisi delle Linee Guida per quanto riguarda gli aspetti organizzativi (le regole, le procedure, i ruoli e le responsabilità).

ADEGUAMENTO DEI SISTEMI IN CONVENZIONE

È in corso l’adeguamento dei Sistemi GIFRA Protocollo e AD Web, le cui nuove versioni verranno rilasciate entro la data di entrata in vigore delle Linee Guida nel rispetto della piena autonomia tecnico/operativa dell’Ente. Maggiori dettagli verranno riportati nelle note di rilascio delle specifiche soluzioni.

Considerata la portata delle indicazioni sul tema della fascicolazione dei documenti, si rende disponibile al seguente link un Video Tutorial che illustra le funzionalità ad esso correlate sulla soluzione GIFRA in uso agli Enti convenzionati per il processo di protocollazione:

https://vimeo.com/647088752/a0ccde8e62 ;

SESSIONI INFO/FORMATIVE (SPORTELLI APERTI)

Gli esperti di Regione e Insiel saranno a disposizione degli Enti in Convenzione per presentare le principali novità intervenute e rispondere ad eventuali dubbi o quesiti:

• Il 20 dicembre 2021 dalle ore 11.00 alle ore 12.30
• Il 13 gennaio 2022 dalle ore 11.00 alle ore 12.30

Le sessioni si terranno online utilizzando la piattaforma Microsoft Teams, con accesso libero fino al raggiungimento della capienza massima disponibile.

CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI

Per gli Enti che utilizzano il Servizio di Conservazione in Convenzione regionale si fa presente che:

• Le modalità di versamento dei pacchetti non cambiano;
• Non vi è necessità di aggiornare la Convenzione già stipulata con la Regione. Verranno trasmesse versioni aggiornate del Manuale di Conservazione e relativi allegati

Per gli enti che utilizzano Servizi di terzi per la gestione e/o per la conservazione dei documenti si suggerisce, ove non già effettuato e fatto salvo quanto sopra, di verificarne l’aderenza alle Linee Guida e agli allegati.

In calce il link al precedente articolo sulle linee guida pubblicato sul Portale del Sistema delle Autonomie Locali in data 20210518

• AgID - Nuove Linee Guida Conservazione - Modifica Allegati e Proroga termini 20210518 >